[Đọc sách cùng bạn] Giáo trình Tổ chức sự kiện – Cơ sở khoa học và quy trình nghề nghiệp cho lĩnh vực dịch vụ hiện đại

Hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam có lịch sử hình thành gắn liền với các sinh hoạt văn hóa, lễ hội truyền thống và nghi thức cộng đồng. Tuy nhiên, trong một thời gian dài, lĩnh vực này chủ yếu phát triển dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, chưa được nhìn nhận đầy đủ như một ngành nghề chuyên nghiệp với hệ thống lý luận, quy trình và chuẩn mực nghiệp vụ rõ ràng. Trong khi đó, tại nhiều quốc gia phát triển, tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành dịch vụ quan trọng, đóng góp tích cực cho kinh tế, du lịch, truyền thông và quảng bá hình ảnh quốc gia, doanh nghiệp.

Những năm gần đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế – xã hội và quá trình hội nhập quốc tế sâu rộng, hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam ngày càng sôi động, đa dạng về loại hình và quy mô, đồng thời đòi hỏi mức độ chuyên nghiệp ngày càng cao. Thực tiễn này đặt ra yêu cầu cấp thiết về đào tạo nguồn nhân lực có kiến thức nền tảng, kỹ năng tổ chức, điều hành và khả năng ứng phó linh hoạt với các tình huống phát sinh trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Trong bối cảnh đó, Giáo trình Tổ chức sự kiện do Trần Đức Thành (Chủ biên) biên soạn, Nhà xuất bản Thống kê, xuất bản năm 2017, đã được xây dựng như một tài liệu học thuật nền tảng, cung cấp hệ thống kiến thức cơ bản và tương đối toàn diện về lĩnh vực tổ chức sự kiện. Giáo trình hướng tới phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu và thực hành nghề nghiệp, góp phần chuẩn hóa hoạt động tổ chức sự kiện theo hướng khoa học và chuyên nghiệp.

Cấu trúc nội dung – Tiếp cận hệ thống và thực tiễn

Giáo trình được tổ chức thành 3 chương, phản ánh đầy đủ các giai đoạn cốt lõi của quá trình tổ chức sự kiện, từ nhận thức lý luận, công tác chuẩn bị đến điều hành và tổng kết sự kiện.

Chương 1: Tổng quan về tổ chức sự kiện
Chương mở đầu cung cấp hệ thống cơ sở lý luận nền tảng nhằm hình thành nhận thức khoa học cho người học về lĩnh vực tổ chức sự kiện. Nội dung làm rõ khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện, qua đó xác định bản chất, phạm vi và vai trò của hoạt động này trong đời sống kinh tế – xã hội. Các đặc điểm cơ bản của tổ chức sự kiện được phân tích trên nhiều phương diện như tính chất sản phẩm dịch vụ, yêu cầu về lao động, điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật, địa điểm tổ chức và tính phức hợp của hoạt động điều hành. Chương cũng trình bày các cách phân loại sự kiện theo quy mô, lãnh thổ, thời gian, hình thức và mục đích tổ chức, giúp hệ thống hóa các loại hình sự kiện trong thực tiễn. Bên cạnh đó, vai trò của chủ đề và chương trình sự kiện được nhấn mạnh như yếu tố định hướng toàn bộ quá trình tổ chức, cùng với các nội dung về lập kế hoạch, dự toán ngân sách, đàm phán và ký kết hợp đồng, cũng như phân tích các yếu tố vĩ mô và vi mô tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện.

Chương 2: Công tác chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện
Chương 2 tập trung trình bày một cách hệ thống các nội dung cốt lõi của giai đoạn chuẩn bị – giai đoạn có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả của sự kiện. Nội dung chương làm rõ việc thành lập ban tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ và lựa chọn mô hình tổ chức lao động phù hợp với quy mô, tính chất của từng sự kiện. Công tác xây dựng kế hoạch tổng thể và tiến độ thực hiện được trình bày chi tiết, nhấn mạnh vai trò của bảng tiến độ và quy trình lập tiến độ cho các hoạt động chuẩn bị. Bên cạnh đó, chương đề cập đến các thủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý và sự phối hợp hiệu quả với các cơ quan, tổ chức liên quan; công tác quản lý khách mời từ khâu xác định đối tượng, phân loại, lập danh sách đến chuẩn bị và gửi thư mời. Việc lựa chọn và chuẩn bị địa điểm tổ chức được phân tích toàn diện, cùng với các nội dung về tổ chức nhân lực, quản trị hậu cần, cung ứng dịch vụ đón tiếp, lưu trú, ăn uống và dự tính, xử lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình chuẩn bị.

Chương 3: Điều hành các hoạt động của sự kiện
Chương cuối tập trung vào giai đoạn triển khai, kiểm soát và kết thúc sự kiện. Nội dung làm rõ công tác tổ chức khai mạc, đón tiếp khách, bố trí lực lượng phục vụ và lựa chọn hình thức mở đầu phù hợp với quy mô, tính chất của sự kiện. Quá trình điều hành được trình bày như một hệ thống hoạt động liên hoàn, bao gồm quản lý sân khấu, các khu chức năng, điều phối khách mời và khán giả, trong đó hệ thống thông tin – liên lạc giữ vai trò then chốt. Chương cũng đề cập đến các hoạt động hỗ trợ, dịch vụ phụ trợ, tổ chức bế mạc, tiễn khách và các công việc sau sự kiện như thanh quyết toán, truyền thông, chăm sóc khách hàng và tổng kết, đánh giá hiệu quả tổ chức.

Giá trị học thuật và ứng dụng

Với cách tiếp cận khoa học, nội dung được hệ thống hóa chặt chẽ và gắn liền với thực tiễn nghề nghiệp, Giáo trình Tổ chức sự kiện là tài liệu học tập và tham khảo có giá trị đối với sinh viên các ngành du lịch, văn hóa, truyền thông, quản trị dịch vụ, cũng như những người đang hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Cuốn sách không chỉ cung cấp nền tảng lý luận vững chắc mà còn góp phần hình thành tư duy tổ chức, kỹ năng lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát sự kiện theo hướng chuyên nghiệp.

Trong bối cảnh ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang từng bước phát triển và hội nhập, giáo trình của Trần Đức Thành (Chủ biên) được xem là nguồn tài liệu quan trọng, góp phần chuẩn hóa kiến thức và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực cho lĩnh vực dịch vụ đầy tiềm năng này.