Tập huấn nâng cao kỹ năng xử lý, chuẩn hóa tài liệu số cho cán bộ Thư viện Đại học Công nghiệp Hà Nội

Sáng ngày 13/11, tại Trung tâm Thông tin Thư viện, chương trình tập huấn nội bộ với chủ đề “Nâng cao kỹ năng xử lý, chuẩn hóa tài liệu số” đã diễn ra trong không khí sôi nổi và tích cực. Đây là hoạt động chuyên môn thường niên được tổ chức dành riêng cho cán bộ thư viện Đại học Công nghiệp Hà Nội, với mục tiêu nâng cao kỹ năng xử lý tài liệu số nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý và cung cấp tài nguyên thông tin trong thời kỳ chuyển đổi số.

Chương trình tập huấn lần này do Thạc sĩ Phan Quang Thịnh, Tổ trưởng Tổ Quản trị phát triển tài nguyên số, trực tiếp hướng dẫn và chia sẻ các kiến thức chuyên môn. Buổi tập huấn được tổ chức kết hợp giữa hình thức trực tiếp và trực tuyến, tạo điều kiện thuận lợi để tất cả cán bộ thư viện tham gia đầy đủ và hiệu quả.

Trong thời đại công nghệ số phát triển vượt bậc, việc xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống tài liệu số trở thành một nhiệm vụ trọng tâm của các thư viện đại học. Tài liệu số không chỉ đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản tri thức lâu dài mà còn mở ra cơ hội cho việc chia sẻ và tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi.

Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng và tính nhất quán của tài liệu số, quá trình xử lý và chuẩn hóa tài liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhận thức rõ điều này, Đại học Công nghiệp Hà Nội đã chú trọng tổ chức các chương trình tập huấn chuyên sâu nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ thư viện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dùng.

Chương trình được thiết kế với ba nội dung chính, tập trung vào các kỹ năng cần thiết trong xử lý và quản lý tài liệu số.

Phần 1: Tổng quan về tài liệu số và quy trình xử lý cơ bản

Mở đầu chương trình, Thạc sĩ Phan Quang Thịnh đã giới thiệu tổng quan về tài liệu số, bao gồm khái niệm, đặc điểm và vai trò của tài liệu số trong bối cảnh chuyển đổi số của giáo dục đại học. ThS. Thịnh nhấn mạnh rằng tài liệu số không chỉ là những tệp dữ liệu lưu trữ mà còn là cơ sở để xây dựng một hệ sinh thái học thuật số, hỗ trợ người dùng tìm kiếm và khai thác tri thức hiệu quả hơn.

Phần này cũng đề cập đến các bước cơ bản trong quy trình xử lý tài liệu số, từ việc lựa chọn tài liệu, số hóa, đến việc tổ chức và lưu trữ. Một số thách thức thường gặp, như vấn đề bảo mật dữ liệu, định dạng không đồng nhất, và quản lý dung lượng lớn, cũng được trình bày chi tiết kèm theo các giải pháp khắc phục.

Phần 2: Các công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu số

Phần thứ hai của buổi tập huấn tập trung vào việc sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ trong việc xử lý tài liệu số. Thạc sĩ Thịnh đã giới thiệu một số công cụ phổ biến và hữu ích, bao gồm:

+ Công cụ xử lý hình ảnh và văn bản: Hỗ trợ trong việc chỉnh sửa, làm sạch tài liệu số hóa và nhận diện ký tự quang học (OCR).

+ Công cụ quản lý tài liệu số: Tích hợp các tính năng quản lý tập tin, đặt tiêu đề, phân loại và gắn thẻ metadata để dễ dàng tra cứu.

+ Công cụ kiểm tra chất lượng tài liệu: Giúp phát hiện và khắc phục lỗi trong tài liệu, đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu.

Các cán bộ thư viện đã được thực hành trực tiếp trên các công cụ này, qua đó nắm vững cách áp dụng vào thực tế công việc hàng ngày.

Phần 3: Chuẩn hóa tài liệu số và xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu

Phần cuối cùng của chương trình tập trung vào việc chuẩn hóa tài liệu số và xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu bền vững. Thạc sĩ Thịnh nhấn mạnh rằng việc chuẩn hóa không chỉ giúp tăng tính nhất quán trong tổ chức và lưu trữ tài liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ và trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống thư viện.

Các nội dung trọng tâm bao gồm:

+ Nguyên tắc đặt tên tài liệu: Giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và quản lý.

+ Xây dựng metadata: Hướng dẫn cách tạo và sử dụng metadata để mô tả và quản lý tài liệu số một cách khoa học.

+ Quy trình sao lưu và bảo mật: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số, giảm thiểu rủi ro mất mát.

Trong phần này, các cán bộ thư viện đã được chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn và bài học quý giá từ quá trình triển khai hệ thống tại Thư viện Đại học Công nghiệp Hà Nội.

Sau gần ba giờ học tập và thảo luận tích cực, các cán bộ tham gia đã nắm bắt được những kỹ năng cơ bản và chuyên sâu về xử lý, chuẩn hóa tài liệu số. Buổi tập huấn không chỉ cung cấp kiến thức mà còn tạo cơ hội để đội ngũ cán bộ trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, đồng thời tìm kiếm giải pháp cho những vấn đề còn tồn tại trong công tác quản lý tài liệu số tại thư viện.

Chương trình tập huấn là bước khởi đầu quan trọng trong việc nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ thư viện Đại học Công nghiệp Hà Nội. Trong thời gian tới, Thư viện sẽ tiếp tục tổ chức các buổi tập huấn chuyên đề, hướng tới mục tiêu xây dựng một thư viện số hoàn chỉnh, không chỉ phục vụ cho sinh viên và giảng viên trong trường mà còn mở rộng kết nối với các thư viện bạn trong cả nước.

Buổi tập huấn kết thúc với sự đồng lòng và quyết tâm của toàn thể cán bộ thư viện trong việc ứng dụng công nghệ và kỹ năng mới để nâng cao chất lượng dịch vụ, từng bước khẳng định vai trò của thư viện trong thời kỳ số hóa.